Incorporações

Por incorporação entende-se a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar.

O Arquivo Municipal Alfredo Pimenta promoverá a concretização de incorporações, de acordo com a legislação em vigor e fornecerá o apoio necessário à sua realização.

A solicitação de incorporação de documentação deverá ser oficializada, através do envio, via correio postal do formulário disponibilizado.

Prazos para as incorporações

De acordo com o Regime Geral das Incorporações - Lei n.º 47/2004, é fixado o prazo máximo de 30 anos para a incorporação de documentação de conservação permanente, sem prejuízo dos que já estejam estabelecidos por lei e dos que forem definidos em portarias, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias.

Os livros provenientes da Conservatória de Registo Civil serão incorporados no Arquivo Municipal Alfredo Pimenta quando, à data do último assento, tenham decorrido:

1. Mais de 30 anos, no que concerne aos livros de assentos de óbito;
2. Mais de 50 anos, no que concerne aos livros de assentos de casamentos;
3. Mais de 100 anos, no que concerne aos restantes livros de assentos.

(Artigo nº 15º do Código do Registo Civil)

A documentação proveniente do Cartório Notarial é incorporada trinta anos após a respectiva produção. O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos. A transferência é feita de cinco em cinco anos. (Artigo nº 34º do Código do Notariado).

O prazo de incorporação para a documentação de conservação permanente produzida pelos Tribunais Judiciais, variam consoante o limite máximo do prazo de conservação administrativa estabelecida na Portaria n.º 1003/99.

Requisitos, Formalidades e Encargos

As incorporações de documentação são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação definidos em portaras de gestão de documentos e ainda, da elaboração de relatórios, a realizar pela entidade produtora ou detentora nos termos das disposições legais e técnicas aplicáveis.
A documentação a incorporar deve estar devidamente inventariada, higienizada e acondicionada.

Os encargos com a inventariação, higienização e transporte da documentação da documentação a incorporar são da responsabilidade da entidade remetente.
A concretização da incorporação faz-se através da realização do Auto de entrega, devidamente assinado pelos representantes legais das instituições envolvidas, sempre, acompanhado da respectiva Guia de Remessa.